A konferenciaszervezés összetett feladat, gondos és alapos tervezésre, precíz megvalósításra van szükség. Fontos, hogy rugalmas legyen, és alkalmazkodjon a változásokhoz. Nem okozhatnak problémát a kihívások, ha felkészül lépésről lépésre az esemény lebonyolítására.
Melyek a sikeres konferencia alapkövei?
1. Célkitűzés és célcsoport meghatározása
Lényeges, hogy átgondolja, milyen célt szolgál a konferencia, és ki a célközönség. Tanácsos azzal a kérdéssel is foglalkozni, hogy milyen témák iránt érdeklődnek a résztvevők.
2. Költségvetés tervezése
Fontos meghatározni, hogy mekkora összeget tud a konferenciaszervezésre fordítani. A helyszín, a technika, az előadók, az étkezés, és más tényezők is jelentenek kiadást.
3. A megfelelő helyszín kiválasztása és lefoglalása
Attól függően, hogy mekkora létszámmal tervezi az eseményt, milyen technikai feltételeket szükséges biztosítani, és milyen a helyszín megközelíthetősége, más-más megoldások lehetnek előnyösek.
4. A program összeállítása
Az előadók kiválasztása és meghívása, a témák meghatározása is fontos. Érdemes gondolkodni azon, hogy interaktív programok lesznek-e.
5. Marketing és kommunikáció
A célközönség elérésének módja, a marketingcsatornák használata, a kommunikációs módszerek meghatározóak a rendezvény előtt, alatt és után is.
6. Technikai háttér biztosítása és logisztika
Az audiovizuális eszközök, az internet biztosítása, a regisztráció, az étkezés, a szállásfoglalás lebonyolítása mind lényeges teendők.
Hasznos tanácsok az eredményes konferenciaszervezéshez:
Készítsen részletes forgatókönyvet! Ennek alapján gördülékenyen és problémamentesen kerülhet sor az esemény megtartására. Legyen rugalmas, alkalmazkodjon a változásokhoz! Gondoskodjon a meghívottak kényelméről, biztosítsa a megfelelő mennyiségű, kényelmes székeket! Ne feledkezzen el az előadók technikai hátteréről, és a számukra ideális eszközökről sem!
A sikeres konferenciaszervezés számos ok miatt fontos:
Lehetőség van a szakmai kapcsolatok kialakítására, elmélyítésére. A résztvevők találkozhatnak vezető szakértőkkel, potenciális üzleti partnerekkel. A rendezvény lehetővé teszi a szakmai tudás bővítését, az új kutatási eredmények megosztását, az értékesítés növelését, az üzleti növekedést.
Járuljon hozzá a szakmai kapcsolatok építéséhez konferenciaszervezéssel! Annak érdekében, hogy emlékezetes és hatékony legyen, keresse fel a Balatonquality Rendezvényszervező Iroda munkatársait! Mindent a legjobb kezekben tudhat, és hasznos ötletekkel gazdagodhat. Informálódjon a www.balatonquality.hu internetes oldalon, és hívja a 06-20-5203720-as telefonszámot, vagy írjon az info@balatonquality.hu e-mail címre!